Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3.
AWS-Achat, Profil d'acheteur du pouvoir adjudicateur , Dématérialisation des Marchés Publics, Solution de gestion des achats, AWS dite aussi AWS-Légalité, Contrôle de Légalité Les marchés publics représentent en France 130 milliards d’Euros, soit 73% des investissements réalisés par les collectivités locales. Les termes des marchés publics ont été assouplis pour permettre aux TPE et PME de concourir, avec notamment : - L’allotissement qui permet à un artisan ou une PME de contribuer à un marché global - Les termes de paiement qui progressivement passent à 30 jours. - La procédure de réponse avec le passage à la simple enveloppe Les marchés publics peuvent être une véritable opportunité pour les entreprises, encore faut-il investir un minimum pour en comprendre le fonctionnement, et pour utiliser la dématérialisation, ce qui suppose de maîtriser l’utilisation d’un PC, d’internet, et d’un certificat de signature. Aujourd’hui plus de 95.000 entreprises ont retiré un DCE dématérialisé, ou se sont inscrites au système de veille automatique gratuite sur notre plateforme, parmi eux un grand nombre de TPE et d’artisans. La chose est donc accessible !
Les obligations de dématérialisation La dématérialisation La dématérialisation consiste en la transformation de supports d’informations matériels en supports informatique. Concrètement, le papier est banni et l’informatique privilégié. L’Echange de Données Informatisées consiste en l’échange de données entre deux entités sous forme de messages informatisés et codés. L’objectif est d’économiser du papier et de transmettre les informations échangées de manière rapide et efficace. Ainsi, le document envoyé est réceptionné quasi instantanément via internet et il n’y a plus besoin de passer par la post. Utilisation concrète Le cabinet comptable fait signer un ensemble de documents à son client afin que ce dernier lui donne l’autorisation de déclarer ses déclarations fiscales et de les régler. Ainsi, les déclarations que le comptable doit réaliser régulièrement se font via cette procédure. Cela concerne : la TVAl’Impôt sur les Sociétésla Taxe sur les Salairesla CVAE L’envoi des liasses fiscales se fait également via télétransmission.
Histoire de la comptabilité par Denis COLIN, expert comptable Une histoire qui commence avant l'invention de l'écriture L'invention de la comptabilité (-3.600 av. J.C.) a précédé l'invention de l'écriture (-3.300 av. J.C.). L'histoire de la comptabilité a en fait commencé au milieu du quatrième millénaire avant notre ère à Sumer, entre le Tigre et l'Euphrate, où l'on a retrouvé les premiers témoignages écrits de l'inventaire de biens et de l'enregistrement d'échanges au moyen de tablettes d'argile gravées de pictogrammes. Quelques centaines d'années plus tard, les Egyptiens ont suivi une voie analogue à celle des Sumériens. La comptabilité grecque fut également très développée puisque les offrandes aux dieux se devaient d'être comptabilisées sur des plaques de marbre ou de calcaire (on en a retrouvé de nombreux vestiges). La chute de l'Empire romain marque le début d'une période de recul des échanges. La Renaissance des techniques comptables Luca Pacioli, père de la comptabilité ?
Les enjeux de la dématérialisation : développement durable, greenwashing ou business ? par Bernard Lombardo - Chronique Management « La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable » déclarait Eric Boustouller, président de Microsoft France, en octobre 2009. Dans cette perspective, la gestion responsable des ressources naturelles ainsi que la réduction des émissions de CO² débordent le cadre de la stricte production industrielle et concernent également la production et la gestion des flux d’information. En cause : la production et l’impression du papier. Est-ce à dire qu’un contenu produit au format numérique (correspondance, facture, …), c’est autant d’arbres qui ne seront pas abattus ? Pas si simple !En effet, la dématérialisation contribue de fait à une augmentation exponentielle de la production et de la circulation de l’information. La confidentialité et la sécurité des données personnelles, un enjeu de responsabilité socialeLa protection des données personnelles occupe une place centrale dans la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE).
La dématérialisation fiscale accessible aux PME et TPE ? La conjonction, dans un outil téléchargeable sur Internet et opérationnel instantanément, de l’envoi de factures dématérialisées fiscalement à de grands donneurs d’ordres (par transmission directe) et à des petits clients (par voie mail tracée) met la dématérialisation des factures à la disposition de toutes les entreprises, y compris les plus petites. Explications. Transmettre par e-mail et sous forme PDF ses factures à ses clients est une source d’économie alléchante. L’émetteur économise les frais d’affranchissement et reporte les coûts d’impression sur le client. La dématérialisation des factures entre les entreprises est avant tout un sujet fiscal. Les règles pour dématérialiser des factures entre entreprises diffèrent de celles avec des particuliers qui ne déduisent pas la TVA ni ne sont imposés sur leur bénéfice.
Evolution des organisations comptables et adaptation des métiers Les caractéristiques de l’économie actuelle ont amené la profession comptable à modifier profondément ses pratiques. D’une part, les méthodes d’organisation de travail ont dû intégrer les nouvelles technologies, et d’autre part il a fallu s’adapter aux exigences des besoins de l’économie qui sont apparus, créant ainsi d’autres activités . Le premier bouleversement est lié aux TIC : avec l’introduction de nouveaux outils comme les systèmes d’information intégrée et l’adoption de nouveaux modes de travail, toutes les méthodes et les principes d’organisation traditionnels sont à réexaminer. Nous allons tout d’abord dresser un panorama des modifications du contexte technologique, organisationnel et économique de l’entreprise, puis nous évoquerons les compétences induites par ces changements dans la profession comptable au sens large, au sein d’un cabinet ou en tant que fonction d’une entreprise. Les PGI systèmes existent depuis le milieu des années 1970. • Ressources humaines • Le statut
Histoire de la comptabilité Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'histoire de la comptabilité naît depuis l’Antiquité. L’activité comptable (au sens de "décompte des valeurs") ne se limitait pas seulement au fait d’enregistrer des actes commerciaux. L'invention du lettrage conversationnel 1962, a permis à la mécanographie et aux gros ensembles d'ordinateurs à faire de la comptabilité générale en grandes entreprises et d'effacer l'image caricaturale de la profession comptable. En ce qui concerne les ancêtres des comptables libéraux, on en trouve des traces assez nettes dans le cadre de la fonction publique, c’est-à-dire dans l’Administration où ils jouaient dans ce domaine un rôle moyen selon page 15 de "Histoire de la profession comptable" (libérale) parue, suite au 47e congrès de l'Ordre des Experts-Comptables en octobre 1993. Systèmes comptables[modifier | modifier le code] La comptabilité à l'italienne[modifier | modifier le code] Présentation[modifier | modifier le code] Effectifs Les effectifs
La dématérialisation et le "zéro papier" Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Avant d'imprimer, pensez à l'environnement Vous avez certainement déjà dû lire ce message en bas de la signature de vos e-mails. Pour les entreprises, s'il peut s'agir avant tout de communiquer sur leur politique environnementale, cela reste manifestement un signe d'une démarche de qualité totale à la recherche des 5 Zéros : - zéro stock - zéro défaut - zéro panne - zéro délai - zéro papier Le volume de documents nécessaire chaque jour à l'industrie financière (banques, assurances, fonds d'investissement, émetteurs obligataires) autorise ce secteur à prétendre à de réelles économies d'échelle en migrant vers une organisation "zéro papier". Les acteurs du marché utilisent quotidiennement une quantité considérable de papier.
Projet "DOD" : la dématérialisation à la portée des PME Le projet « DOD » devrait aboutir à la création d’une offre logicielle de dématérialisation de documents adaptée aux TPE, PME, et collectivités. Il constitue un socle technologique pour lequel Oséo (agence publique de financement des entreprises innovantes) a consenti un financement de 10,5 millions d’euros. Sachant que le projet global, qui s’échelonne sur une période de 5 ans, nécessite un investissement de 25 millions d’euros. « DOD » s’appuie sur l’expertise de trois partenaires : le laboratoire READ (pour REcognition of writing and Analysis of Documents) du Laboratoire Lorrain de Recherche en Informatique et ses Applications (LORIA), Sagemcom (présent dans des segments d’activités comme les traitements de documents, les décodeurs de TV numérique ou les passerelles haut débit résidentielles…) et Itesoft (dématérialisation de documents) en chef de file. Il revendique 600 clients dans le monde et traitent automatiquement plus d’1 milliard de documents chaque année.