background preloader

La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim – Tribune Solutions

La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim – Tribune Solutions
Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d'un système central permettant de valoriser l'actif immatériel de l'entreprise. A ces éléments, s'ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc. Maîtriser parfaitement le cycle de vie du document L'une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique. En effet, les projets de GED sont implicitement et étroitement liés à des éléments organisationnels, métiers voire réglementaires. - La publication et recherche

http://www.journaldunet.com/solutions/expert/49950/la-ged---un-processus-incontournable-de-l-entreprise-moderne.shtml

Related:  GED/ECMDéfinition et principes

La dématérialisation, pierre angulaire de la GED Intégrer dans sa gestion électronique de documents un fichier numérique natif est la partie émergée de l'iceberg. Sous la surface se cachent les documents plus anciens et tous ceux dont l'existence papier est encore indispensable. Bien choisir sa politique de numérisation est donc devenue une préoccupation clé des entreprises. Transposer des documents papier sur un support alternatif n'est pas une idée nouvelle : les microfilms et microfiches étaient parmi les solutions les plus répandues... sur support analogique. "C'est un marché toujours existant mais clairement stagnant", explique Valérie Lagarrigue, responsable des systèmes de gestion du document et de l'image chez Canon France. Car depuis une dizaine d'années, la numérisation a fait son entrée sur le marché.

Tout sur la GED ou GEID ou SGED Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Optimisation de la gestion documentaire : une économie de 46 milliards selon Ricoh Chaque année en Europe, les entreprises consacreraient 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels. Une étude, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh, chiffre à 46 milliards d’euros les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Cette estimation s’appuie sur les résultats d’une enquête menée en 2011 auprès de 458 entreprises européennes de plus de 1000 employés. On apprend aussi que 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée, et que 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés.

La dématérialisation des documents RH progresse sur tous les plans La dématérialisation des documents RH est inégalement répartie selon le type d'entreprise et le type de document. Les pouvoirs publics sont un moteur important de ce processus en obligeant les entreprises à dématérialiser certains documents comme les télédéclarations (DADS_U, DUCS, DUE, etc.). Pour d'autres types de documents, les entreprises ont leurs propres objectifs : améliorer la qualité et la rapidité de la transmission, mais aussi réaliser des économies. L'étude réalisée par Markess fait apparaître des tendances, mises en avant par quelques chiffres que nous citons ci-dessous, constituant la synthèse des réponses des personnes interrogées.

Les clés pour améliorer le déploiement des projets ECM par Ziad Wakim – Tribune Solutions La technologie ECM continue de progresser et les entreprises maîtrisent mieux les coûts de mise en œuvre. Cependant, selon le Gartner, 33% des déploiements ECM échouent, mais ce n'est pas une fatalité. Une solution ECM minutieusement choisie et la mobilisation de ressources qualifiées ne garantissent pas le succès de la mise en œuvre d'un projet. Pourtant, plus du tiers des projets d' ECM échouent. Les éléments pouvant conduire à l'échec prennent plusieurs formes : défaut d'adhésion des utilisateurs finaux, gestion inefficace du changement, absence d'une ligne stratégique claire à l'échelle de l'entreprise, etc. Autant de données complémentaires qu'ils convient de prendre en compte.

La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.

« Concevoir un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise » A travers quelques questions, Jan Andersson, co-fondateur et président de Readsoft, pointe les évolutions du marché de la capture de documents et de la dématérialisation. La capture est une étape essentielle dans la dématérialisation, quelles sont les améliorations que l’on peut en attendre ? La capture est d’une part est le point d’entrée du processus de dématérialisation et d’autre part une étape qui est 100% automatisable. Les évolutions se répartissent autour de 2 axes. D’un point de vue métier, il faut étendre le périmètre de dématérialisation souvent ancré dans une seule BU aux autres BU de l’entreprise. C’est à dire concevoir un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise. La stratégie Web 2.0 des éditeurs ECM bouscule le marché - Journal du Net Solutions Attaqués sur leur cœur de métier par les acteurs de l'Enterprise Content Management, IBM, EMC-Documentum et Open Text sonnent le tocsin. Wikis/blogs et réseaux sociaux sont la tête de pont de leur stratégie Web 2.0. Loin d'être resté insensible aux sirènes du Web 2.0, le marché de la gestion de contenus (ou ECM pou Enterprise Content Management) aura au contraire connu cette année de profonds bouleversements. Notamment par la prise de conscience des éditeurs historiques - au premier rang desquels Open Text, EMC-Documentum, IBM et Oracle - de la nécessité de faire évoluer leurs offres vers davantage de collaboratif 2.0 (wikis/blogs, tag, RSS...) et de réseau social. Une prise de conscience qui pourrait bien avoir trouvé ses racines en tant que mesure de protection naturelle pour faire face à une contrainte externe, que d'une pure - mais non moins louable - volonté d'innovation. Au sein de cette génération montante d'éditeurs, certains se détachent.

Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par...), un écrit électronique, etc.

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents - FNTC 2011 (4eme édition) Contrats publics > Informations et actualités des marchés publics Cette 4ème édition de 55 pages s’enrichit de chapitres intéressant la commande publique : la jurisprudence et la copie électronique d’un courrier papier ; l’acte authentique sous forme électronique ; l’archivage électronique des archives publiques ... Il se divise en deux parties : l'une dédiée à la dématérialisation dans la sphère privée et l'autre dédiée à la sphère publique.

Related: