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La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim – Tribune Solutions

La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim – Tribune Solutions
Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d'un système central permettant de valoriser l'actif immatériel de l'entreprise. A ces éléments, s'ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc. Maîtriser parfaitement le cycle de vie du document L'une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique. En effet, les projets de GED sont implicitement et étroitement liés à des éléments organisationnels, métiers voire réglementaires. - La publication et recherche Related:  GED/ECMDéfinition et principes

La dématérialisation, pierre angulaire de la GED Intégrer dans sa gestion électronique de documents un fichier numérique natif est la partie émergée de l'iceberg. Sous la surface se cachent les documents plus anciens et tous ceux dont l'existence papier est encore indispensable. Bien choisir sa politique de numérisation est donc devenue une préoccupation clé des entreprises. Transposer des documents papier sur un support alternatif n'est pas une idée nouvelle : les microfilms et microfiches étaient parmi les solutions les plus répandues... sur support analogique. Car depuis une dizaine d'années, la numérisation a fait son entrée sur le marché. Avant de se lancer dans la numérisation de ses archives, la première étape, indispensable, est de procéder à une analyse de son fonds documentaire afin d'estimer ses besoins. "Le temps de préparation est un coût-homme substantiel dans la dématérialisation, explique la responsable. Aujourd'hui, la numérisation peut aller bien au-delà de la simple "prise de vue" d'un document.

Tout sur la GED ou GEID ou SGED Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.

Les clés pour améliorer le déploiement des projets ECM par Ziad Wakim – Tribune Solutions La technologie ECM continue de progresser et les entreprises maîtrisent mieux les coûts de mise en œuvre. Cependant, selon le Gartner, 33% des déploiements ECM échouent, mais ce n'est pas une fatalité. Une solution ECM minutieusement choisie et la mobilisation de ressources qualifiées ne garantissent pas le succès de la mise en œuvre d'un projet. Pourtant, plus du tiers des projets d' ECM échouent. Autant de données complémentaires qu'ils convient de prendre en compte. D'autre part, au vu de l'évolution rapide du contexte de l'informatique, avec notamment la gouvernance de l'information et les modèles de Cloud Computing, les organisations ont besoin d'une stratégie globale bien définie et d' une vision à long terme de leurs projets de gestion de l'information. Les organisations ont tendance à vouloir couvrir un champ fonctionnel très vaste dès le départ, et ce malgré un budget insuffisant ou des ressources humaines inadaptées.

La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif

La stratégie Web 2.0 des éditeurs ECM bouscule le marché - Journal du Net Solutions Attaqués sur leur cœur de métier par les acteurs de l'Enterprise Content Management, IBM, EMC-Documentum et Open Text sonnent le tocsin. Wikis/blogs et réseaux sociaux sont la tête de pont de leur stratégie Web 2.0. Loin d'être resté insensible aux sirènes du Web 2.0, le marché de la gestion de contenus (ou ECM pou Enterprise Content Management) aura au contraire connu cette année de profonds bouleversements. Notamment par la prise de conscience des éditeurs historiques - au premier rang desquels Open Text, EMC-Documentum, IBM et Oracle - de la nécessité de faire évoluer leurs offres vers davantage de collaboratif 2.0 (wikis/blogs, tag, RSS...) et de réseau social. Une prise de conscience qui pourrait bien avoir trouvé ses racines en tant que mesure de protection naturelle pour faire face à une contrainte externe, que d'une pure - mais non moins louable - volonté d'innovation. Au sein de cette génération montante d'éditeurs, certains se détachent.

Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par: [Etape 2] Classement des documents [Etape 3] Stockage des documents

State of the ECM Industry 2011, quelques repères | BPM Bulletin L’AIIM et son fervent représentant John Mancini ont mené une nouvelle étude 2011 sur l’état de l’art en matière d’ECM dans les entreprises. Les résultats du sondage et de l’enquête sont tombés, l’étude est finalisée et disponible au téléchargement (voir plus bas). J’ai extrait quelques chiffres qui sont assez révélateurs et montrent qu’en matière de gestion des contenus et de gestion de l’information, il y a encore de quoi faire dans les entreprises ! 68% of installed ECM systems have no browser or mobile accessCase Management is important for 38%72% of larger organisations have 3 or more ECM/DM/RM systems – 25% have >516% of respondents consider they have an enterprise scale ECM capability39% are still filing important emails in personal Outlook foldersfor 31%, email is chaotic55% have no policy for how long social content inside the firewall should be retained27% have no policy for email retention, 16% keep emails indefinitely Lire la suite : Mots-clés : AIIM, ECM, étude

Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED

Digital Landfill Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.

10 chiffres clés à retenir en matière de Gestion des Documents | BPM Bulletin Une note rapide (et un peu facilement recopiée de Digital Landfill, j’avoue) pour vous communiquer quelques chiffres à retenir en matière de Gestion des Documents. J’ai trouvé l’info intéressante aussi je vous la traduis vite fait en français, les chiffres parlent d’eux-mêmes : Autant de chiffres à rapprocher de ceux déjà cités dans une note précédente et qu’il convient d’adapter à son activité. Mais une chose est certaine, il y a fort à gagner à optimiser la gestion des documents et les échanges (et d’ailleurs je peux vous aider !!) Source and Thanks to John Mancini : Illustration (C) Damon Duncan Lire la suite : Mots-clés : ECM, GED, ROI

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