Indemnités et remboursements de frais aux salariés

Rembourser les frais professionnels, mode d’emploi Il est très fréquent que votre salarié engage des frais professionnels dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Frais de restauration, de déplacement ou encore d'hébergement, vous devez en tant qu'employeur, prendre le coût de ces frais en charge. Le dédommagement de ces frais peut se faire sous différentes formes. Versement d'une allocation forfaitaire ou remboursement des dépenses réelles : vous vous demandez quelle méthode choisir pour rembourser les frais professionnels ? Quels frais rembourser ? Il arrive fréquemment que le salarié expose des frais pour les besoins de son travail et dans l'intérêt de son entreprise (1). Les frais professionnels sont des charges inhérentes à la fonction ou l'emploi occupé par le salarié. Il s'agit notamment des frais : Pour quel montant ? Frais réels ou forfait, au choix de l'employeur Pour procéder au remboursement des frais professionnels, vous avez le choix entre deux modes de prise en charge pour indemniser le salarié : Par exemple :

4.6. Le remboursement des frais professionnels Le principe L'employeur doit assumer le risque entrepreneurial donc il lui appartient de fournir au salarié les équipements qui lui sont nécessaire pour l'exercice de sa fonction. Deux solutions sont envisageables ; SOIT l'employeur fournit le matériel nécessaire , SOIT il rembourse les frais occasionnés au salarié par son activité professionnelle sur présentation de justificatif ou sous forme de forfait. Lorsque l'employeur fournit le matériel un véhicule , un ordinateur , un téléphone etc.... le contrat de travail précise si le salarié en a l'usage dans un cadre strictement professionnel on parlera alors par exemple d'une voiture "de service" ou s'il peut et dans quelles limites en faire usage pour ses besoins personnels . On parlera alors de voiture de fonction. Dans ce dernier cas l'équipement en question fait partie de la rémunération contractuelle du salarié et ne peut lui être retiré jusqu'au terme du contrat quelqu'en soit l'origine. Voir l'article afférent à cette question

Frais professionnels : ce que rembourse l’employeur Après accord de l’employeur, les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle correspondent à des frais professionnels que l’employeur est tenu de prendre en charge. Selon le cas, ces dépenses peuvent être remboursées soit sur justificatifs, soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Frais professionnels : quelles dépenses sont remboursées ? Entrent dans la catégorie des frais professionnels principalement les frais de transport en cas de déplacement, de restauration et d’hébergement. Ainsi, si un comptable travaille à son domicile, ses déplacements pour se rendre, dans le cadre de son activité, au siège de l’entreprise constituent des déplacements professionnels pris en charge par l’employeur. De même, l’employeur qui réclame le port de tenues de travail (comme c’est souvent le cas dans la grande distribution) doit assumer la charge de leur entretien (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044).