Rembourser les frais professionnels, mode d’emploi

Il est très fréquent que votre salarié engage des frais professionnels dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Frais de restauration, de déplacement ou encore d'hébergement, vous devez en tant qu'employeur, prendre le coût de ces frais en charge. Le dédommagement de ces frais peut se faire sous différentes formes. Quels frais rembourser ? Il arrive fréquemment que le salarié expose des frais pour les besoins de son travail et dans l'intérêt de son entreprise (1). Les frais professionnels sont des charges inhérentes à la fonction ou l'emploi occupé par le salarié. Il s'agit notamment des frais : de repas : certains ouvriers sont contraints, par leurs horaires, de prendre leur repas sur le chantier ou à proximité, il en est de même des salariés en déplacement, obligés de prendre leurs repas au restaurant entre deux rendez-vous clients. Pour quel montant ? Frais réels ou forfait, au choix de l'employeur Il convient toutefois de rester vigilant car il existe des exceptions à ce principe.

Indemnités et remboursements de frais aux salariés Février 2017 Comment sont imposés les remboursements de frais aux salariés et les indemnités ou allocations pour frais. Les conditions d'exonération. Les remboursements de dépenses engagées par le salarié pour le compte de l'entreprise sont dans tous les cas exonérés. En revanche, les allocations et remboursements de frais versés à un salarié font partie de son revenu imposable. Mais ces sommes sont exonérées d'impôt si elles répondent aux trois conditions suivantes. Conditions d'exonération 1. 2. 3. Notre vidéo Les conseils d'Eric Roig, directeur-fondateur de droit-finances.net Allocations et indemnités Certaines allocations et indemnités forfaitaires sont exonérées, sans justificatifs, si elles ne dépassent pas un montant plafond fixé annuellement. Au-delà de ce plafond, ces frais doivent être justifiés et les indemnités versées peuvent rester exonérées si les conditions précisées ci-dessus sont remplies (justificatifs, etc.). Dirigeants salariés

4.6. Le remboursement des frais professionnels Le principe L'employeur doit assumer le risque entrepreneurial donc il lui appartient de fournir au salarié les équipements qui lui sont nécessaire pour l'exercice de sa fonction. Deux solutions sont envisageables ; SOIT l'employeur fournit le matériel nécessaire , SOIT il rembourse les frais occasionnés au salarié par son activité professionnelle sur présentation de justificatif ou sous forme de forfait. Lorsque l'employeur fournit le matériel un véhicule , un ordinateur , un téléphone etc.... le contrat de travail précise si le salarié en a l'usage dans un cadre strictement professionnel on parlera alors par exemple d'une voiture "de service" ou s'il peut et dans quelles limites en faire usage pour ses besoins personnels . On parlera alors de voiture de fonction. Lorsque l'employeur opte pour le remboursement des frais professionnels ceux-ci ne constituent pas un complément de salaire : Ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Voir l'article afférent à cette question Restauration

Frais professionnels : ce que rembourse l’employeur Après accord de l’employeur, les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle correspondent à des frais professionnels que l’employeur est tenu de prendre en charge. Selon le cas, ces dépenses peuvent être remboursées soit sur justificatifs, soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Frais professionnels : quelles dépenses sont remboursées ? Entrent dans la catégorie des frais professionnels principalement les frais de transport en cas de déplacement, de restauration et d’hébergement. Ainsi, si un comptable travaille à son domicile, ses déplacements pour se rendre, dans le cadre de son activité, au siège de l’entreprise constituent des déplacements professionnels pris en charge par l’employeur. De même, l’employeur qui réclame le port de tenues de travail (comme c’est souvent le cas dans la grande distribution) doit assumer la charge de leur entretien (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044).