Plan Comptable Général
15 mars 2010 Le plan comptable : l’outil des comptables Le plan comptable général contient la liste intégrale des comptes comptables devant être utilisés en comptabilité. Cela permet d’enregistrer les opérations comptables en respectant les règles comptables. Il existe trois système de plan comptable différent : le système abrégé.le système de base.le système développé, comprenant tous les comptes. Il est composé de 9 classes : chaque premier chiffre représente sa classe d’appartenance : 101. 1011. 10131. 1018. 104. 1041. 105. 1051. 106. 1061. 10611 Réserve légale proprement dite.10612. 1062. 10641 Plus-values nettes à long terme.10643. 1068. 10681 Réserve de propre assureur.10688. 107. 108. 109. 11. 110. 119. 12. 120. 129. 131. 1311. 138. 139. 1391. 13911. 1398. 142. 1423. 143. 1431. 144. 145. 146. 147. 148. 151. 1511. 153. 154. 155. 156. 157. 1572. 158. 1581. 161. 163. 164. 165. 1651. 166. 1661. 167. 1671. 168. 1681. 16881. 169. 171. 174. 178. 1781. 181. 186. 187. 188. 201. 2011. 20121.
Gestion des documents d'archives
Le Records management (ou gestion des documents d'activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d'archives) est un système de gestion de l'information consignée et organique — documents ou données — prouvant une activité (notamment professionnelle), sous n'importe quel format. Terminologie[modifier | modifier le code] Il n’y a pas, dans le monde francophone, de consensus sur la traduction de l’expression Records management et les versions françaises des diverses normes internationales qui ont recours à celle-ci traduisent records par documents[1], documents archivés[2], documents d’activité[3] ou informations documentées[4]. De même la version française du règlement de l'Union européenne sur la protection des données (RGPD) traduit le mot de quatre façons différentes selon le contexte : dossiers, archives, registres et enregistrements. Les documents se caractérisent par : Leur cycle de vie peut être décrit ainsi : De la naissance du document d'archives à son sort final.
Archivage électronique
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. Il convient de bien distinguer l’archivage : du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés. Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :
Classement et archivage des documents comptables de l’association loi 1901
Dès lors que l’association loi 1901 tient une comptabilité un tant soit peu sérieuse, se pose la question du classement et de l’archivage des pièces comptables -je veux dire par là : l’ensemble des documents justificatifs des écritures passées en comptabilité-, qu’il s’agisse des factures, des relevés bancaires et de tous les justificatifs des versements faits aux tiers et des sommes reçues par l’association. Encore une fois, je me situe dans le cas de la « petite » association de proximité, celle dont la comptabilité ne comporte pas plus de quelques centaines d’écritures. Ce qui suit constitue « ma méthode personnelle » ; je l’ai expérimentée sur plusieurs associations mais je ne prétend pas qu’elle est parfaite (vos commentaires seront donc les bienvenus). Le classement dans l’optique des saisies comptables La numérotation des pièces comptables Chez les comptables, il est de bon ton de numéroter les pièces pour retrouver plus facilement la correspondance avec les écritures comptables.
Sauvegarder et archiver les données - Informatique - CABINET ORECO | Experts comptables - Commissaires aux comptes
Si le papier reste encore un support de choix pour communiquer des informations, leur traitement s’opère au sein de l’entreprise, le plus souvent, sous une forme numérique. Une dématérialisation quasi générale des données qui soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour assurer leur sauvegarde et leur archivage. Sauvegarde et archivage Souvent confondues, les opérations de sauvegarde et d’archivage n’ont pas la même finalité. Il convient donc de bien les distinguer. La sauvegarde Sauvegarder des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle (vol ou perte d’un ordinateur, panne d’un serveur, suppression ou modification accidentelle d’un fichier…). L’archivage L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. À noter :les opérations de sauvegarde comme d’archivage ne concernent que les données (textes, données chiffrées, images, vidéos, courriels…). Des outils différents
Les travaux comptables de fin d’exercice
A chaque fin d’exercice comptable et afin de pouvoir établir les documents de synthèse, il est indispensable d’effectuer un certains nombres d’opérations. Avant d’enregistrer des régularisations comptables utiles à l’établissement d’une image la plus fidèle possible de la société pour un exercice, il faut effectuer des travaux extra-comptables tels que le pointage des comptes et l’inventaire physique des stocks. Les travaux comptables de fin d’année ou plus exactement de fin d’exercice consiste à régulariser la comptabilité. Pour cela, il faut comptabiliser : Les amortissements (ex : amortissement d’un ordinateur, d’une véhicule…)Les provisions et dépréciations (ex : dépréciations d’immobilisations, créances douteuses…)Autres régularisations (ex : Produits constatés d’avance, Factures non parvenues…) Il faut rappeler que la fin d’exercice ne coïncide pas forcément avec l’année civile.
Délais de conservation des documents commerciaux
Fiche pratique Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires (c'est-à-dire à titre de preuves). Principe Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées : soit par la loi ; soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé. Remarque : les délais indiqués ci-dessous correspondent à la durée minimale de conservation. Sanctions Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Sanctions en matière commerciale Pour les sanctions applicables en cas de défaut d'établissement de certains documents, voir la fiche Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ? Sanctions en matière fiscale Sanctions en matière pénale
