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A quoi sert la Gestion Electronique de Documents (GED) ?

A quoi sert la Gestion Electronique de Documents (GED) ?
Related:  1.2.4 Conception de procédures d'archivage de document commercia

Gestion électronique des documents Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Acquisition des documents[modifier | modifier le code]

Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise ... Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise, ou GEIDE en abrégé, est un système informatisé de gestion des documents archivés. La seconde dénomination le définit comme gestion électronique de l’information ou de documents existants Qu’est-ce qu’un document ? Selon la définition de l’ISO un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine. Il est donc clair, d’après cette définition, que le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu’il soit sur support électronique ou papier. Apports de la GEIDE[modifier | modifier le code] Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit. Une diminution des coûts se fait aussi sentir. Faiblesses de la GEIDE[modifier | modifier le code]

Gestion électronique de vos documents en entreprise - ArchiveYourDocs, fournisseur GED La gestion électronique de documents ou GED est un système informatisé qui permet la numérisation et l’archivage des documents de votre entreprise. ArchiveYourDocs® a développé une solution de gestion électronique documentaire afin de répondre au mieux à toutes les exigences de ses clients Averroès est un système de gestion documentaire et d’automatisation de processus métier (ECM/BPM) permettant de : Faciliter le stockage, le partage et la recherche d’informations de manière hautement sécurisée ;D’organiser l’ensemble de la documentation de votre entreprise ;D’avoir un référentiel unique de document. En tant que solution de gestion électronique documentaire, il permet également d’automatiser vos tâches et vos activités et de s’adapter aisément à toutes les exigences de votre métier. Averroès est un système ouvert : il offre des API et des web services qui permettent une intégration facile avec tout système d’information. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

GED - GED.fr qu'est ce que la ged - ged définition Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.

Gestion des documents d'entreprise/Le stockage et l'archivage Une page de Wikiversité. Début de la boite de navigation du chapitre fin de la boite de navigation du chapitre En raison de limitations techniques, la typographie souhaitable du titre, « Gestion des documents d'entreprise : Le stockage et l'archivageGestion des documents d'entreprise/Le stockage et l'archivage », n'a pu être restituée correctement ci-dessus. Le serveur d’une entreprise n’étant pas extensible de façon illimité il faut trouver d’autres moyens de stockage pour une entreprise, nous allons voir quelles sont les différents moyens de stockage et d’archivage au sein de l’entreprise. Pour choisir un moyen de stockage dans une entreprise il faut tout d’abord connaitre la durée pendant laquelle on souhaite conserver ces données. Par ailleurs, il faut également différencier la sauvegarde et l'archivage. Le stockage numérique des documents[modifier | modifier le wikicode] Le stockage des documents est une dimension stratégique très importante pour l'entreprise.

Archivage de documents : quels enjeux ? : LOCARCHIVES Conformité et maîtrise de vos risques Archiver c'est : Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d'archivage légaleProtéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoireMaîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire certains documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre. Qualité et optimisation de votre fonctionnement L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Efficacité et optimisation de vos coûts Enfin, l'archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation : efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…

Délais de conservation des documents commerciaux Fiche pratique Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires (c'est-à-dire à titre de preuves). Principe Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées : soit par la loi ; soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé. Remarque : les délais indiqués ci-dessous correspondent à la durée minimale de conservation. Sanctions Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Sanctions en matière commerciale Pour les sanctions applicables en cas de défaut d'établissement de certains documents, voir la fiche Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ? Sanctions en matière fiscale Sanctions en matière pénale

Archivage, définition et mode d’emploi : LOCARCHIVES La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Différents supports Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique… Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support : Un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique.Un document papier original doit être conservé sous forme papier (archivage physique). Différents modes d’utilisation Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 catégories d’archives : Les archives courantes concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires en cours.

Gestion électronique des documents et système d'archivage électronique La Gestion Electronique des Documents (GED) et le Système d'Archivage Electronique (SAE) sont des outils qui présentent des ressemblances, au point d'être parfois confondus.Pourtant leurs finalités et leurs fonctionnalités sont fondamentalement différentes. Plutôt que de les opposer, il est nécessaire de réfléchir à leur complémentarité, source d'une gestion efficace de l'information dans l'entreprise. Idée reçue n° 1 : "La GED et le SAE, c'est la même chose : un seul outil suffit"FAUX : Certes, l'usage qui en est fait et l'expérience utilisateur qui est proposée sont souvent semblables : on se connecte via l'interface ergonomique d'un terminal informatique à un outil de recherche afin de trouver un document électronique. Pourtant les back office d'une GED et d'un SAE n'ont rien à voir... tout comme leurs finalités et leurs fonctionnalités ! Idée reçue n° 2 : "Je n'ai pas besoin d'un SAE pour sauvegarder mes documents importants !

Archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. Il convient de bien distinguer l’archivage : du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés. Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :

Archivage numérique | Les documents de référence du S.I. de l'État L'archivage numérique Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d''originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Il s'inscrit dans une gestion "efficiente" de la gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l'activité de l'administration. Le cadre juridique Cadre de confiance de l'administration électronique

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