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Définition et principes

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GED : Les évolutions à venir en 2015. Accueil » GED » GED : Les évolutions à venir en 2015 La GED, au-delà d’être en formidable outil de travail, est aussi un processus.

GED : Les évolutions à venir en 2015

Un processus qui conjointement à la démocratisation de l’informatique fait que de plus en plus de documents sont consultés de manière électronique. L’informatique et les outils numériques se sont largement diversifiés ces dernières années avec l’apparition de supports tels que les smartphones et les tablettes. Les formats des documents consultés évoluent aussi avec l’utilisation toujours plus nombreuse d’outil métier. Toutes ces évolutions ont des répercussions sur les outils de GED. Ged voirin. Qu’est ce que la GED ? La gestion des documents. Qu'est ce que la GED. La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim - Chronique Solutions.

Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d'un système central permettant de valoriser l'actif immatériel de l'entreprise.

La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim - Chronique Solutions

A ces éléments, s'ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc. Maîtriser parfaitement le cycle de vie du document L'une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique.

En effet, les projets de GED sont implicitement et étroitement liés à des éléments organisationnels, métiers voire réglementaires. Tout sur la GED ou GEID ou SGED. Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques.

Tout sur la GED ou GEID ou SGED

Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage. Gestion électronique des documents. Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ?

Gestion électronique des documents

C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par...), un écrit électronique, etc. Tout sur la GED ou GEID ou SGED. Clés en main ou sur Mesure. Pourquoi. Au coeur de l'Entreprise. Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus.

Au coeur de l'Entreprise

La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable.

Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels. Les Enjeux. Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante.

Les Enjeux

Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation.