MatthieuB - Records & Archives Management. MatthieuB - Information and Records Management. Nouvelle révision de la norme NF Z42-013 - Mars 2009. Du nouveau dans le monde le la GED et du Record Management : la nouvelle version de la norme NFZ42-013 décrivant les règles de la conservation des documents numériques à valeur probante vient d'être publiée. Quand peut-on l'appliquer ? La NF Z 42-013 a été publiée et mise en ligne sur le site de l’Afnor (www.afnor.org) ce 2 février 2009.
Noté dès maintenant dans vos agendas qu'elle sera publiée au Journal officiel du 3 mars 2009.Quoi de neuf dans cette norme ? Premier point important, cette norme admet l’archivage sur des supports ré-inscriptibles protégés par signature électronique et horodatage. Ce qui signifie que l'on est plus obligé de passer sur des supports de type Worm physique pour faire de l'archivage légal. Le texte met aussi l’accent sur la traçabilité des opérations d’archivage (Record Management). On peut noter également que cette norme préconise certains formats, comme le PDF/A.
Où peut-on l'appliquer ? En France, bien évidemment. Records management futurewatch. Le blog info-doc de Geneviève Le Blanc. Le conseil d’administration de l’Association des Archivistes Français vient de donner son accord à la création d’une nouvelle commission au sein de l’AAF, sur le thème du “records management”. Le message du 5 novembre dernier sur le forum de l’AAF rappelle que le records management (traduit « gestion de l’archivage » par la commission de terminologie et de néologie, JO du 22/04/2009, également appelé « gestion des documents » dans d’autres pays francophones) consiste à « organiser et contrôler la constitution, la sélection, la conservation et la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme ».
Décidément, il est vraiment difficile de trouver un terme simple pour traduire “records management” malgré des définitions qui expliquent bien l’objectif de la chose. Encore faut-il bien s’entendre sur ce que représente le contenu du ‘document’ (qui n’est que le support physique d’une information permettant sa communication).
Blog De la GED au Records Management. Si le concept de Records management n’est pas nouveau, sa mise en œuvre au sein des organismes publics ou privés est encore rare. Pourtant, il est intéressant de penser son records management, en particulier lorsque l’on dispose d’une GED ou que l’on souhaite en mettre une en place Ce terme est issu du milieu archivistique anglo-saxon Le terme « Records » n’est à traduire ni par « Enregistrements» ni par « Documents » (car cela inclut les drafts ou documents non finalisés, des documents de travail ou des documents qui n’ont pas vocation à être conservés).
Un « Record » est un document validé et figé, destiné à être conservé pour sa dimension de preuve et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités d’un organisme. Le « records management » vise à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des documents d’archives, qu’ils soient sur support papier comme électronique, dans un souci de traçabilité, intégrité, sécurité et pérennité des informations. Records management « Archivistique. LES CARNETS DE MICHEL ROBERGE.