Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux. La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois.
Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». Deux modes de facturation. Dématérialisation de la facturation : des économies, mais pas tout de suite. Ce n'est un secret pour personne : les processus de facturation par voies classiques reviennent cher aux entreprises lorsque celles-ci additionnent les coûts : frais administratifs, ressources humaines, affranchissement des envois... C'est en tout cas ce que montre une étude auprès de 1 000 entreprises françaises, menée fin 2001 sur le terrain par les étudiants de l'ENSAE Junior Etudes et administrée par BVA. Commandée conjointement par l'éditeur de services en ligne de facturation en mode locatif (ASP) b-process, l'association EDIFrance et l'Observatoire de la Qualité Comptable, cette enquête non accessible sur le web indique qu'une facture coûte en moyenne 17 euros pour l'entreprise cliente et 10 euros pour le fournisseur.
Or, selon les chiffres du communiqué, le nombre moyen de factures envoyées par chaque entreprise avoisinnerait les 70 000 par an. Conséquences involontaires et partielles de ces retards mais aussi des erreurs de traitement manuel, les contentieux ne sont pas rares. La dématérialisation des documents comptables, un fort potentiel. Novembre 2010 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 16 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation des documents comptables, au premier rang desquels les factures, constitue un énorme gisement de productivité.
Les factures dématérialisées en France ont été au nombre de 140 millions en 2008, sur deux milliards de factures échangées, dont un quart sont adressables par les acteurs de la dématérialisation. En Europe, 12% des factures sont dématérialisées.Les avantages de la dématérialisation simple sont déjà nombreux. L’envoi des factures clients est automatisé et fiabilisé, et de nombreux litiges sont évités. Les délais de réception des factures sont raccourcis, de même que le temps de traitement. L’intégration automatique dans les systèmes comptables permet de rationaliser le processus de rapprochement, le circuit de validation et la gestion des litiges. Essor du mode SaaS Dématérialiser le cycle d’achats Carlson Wagonlit Travel France et BWT dématérialisent leurs factures clients. La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare (...) La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare aux écueils !
Article publié le 10 novembre 2011 Dans un précédent article, les clubs SIG et e-services présentaient les avantages attendus suite à un projet de dématérialisation des factures. Pour mémoire, les promesses sont nombreuses, allant du gain de productivité à la réduction des coûts de stockage, en passant par une augmentation de la fiabilité des traitements. Mais pour parvenir à atteindre ces objectifs, il est nécessaire de respecter certaines contraintes. Dans la majorité des cas, la problématique de la dématérialisation des factures est abordée avec pour objectif de s’affranchir totalement de l’édition d’un exemplaire papier. Cette problématique ne concerne pas les entreprises gérant une relation B to C qui peuvent se permettre une dématérialisation de factures totale sans grandes contraintes réglementaires (ex : opérateurs téléphoniques, EDF…).
Les contraintes réglementaires sont les suivantes : La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises (...) La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises européennes Article publié le 29 novembre 2010 Le livre blanc « Dématérialisation des factures fournisseurs en Europe : état des lieux et perspectives des solutions en mode SaaS » rédigé par IDC (Cabinet spécialisé dans le conseil et l’étude sur les marchés des technologies de l’information) en collaboration avec la société Esker (Editeur de solutions de dématérialisation) a été publié mi-septembre.
Suite à une étude réalisée dans plusieurs pays d’Europe et auprès de plus de 100 entreprises, ce livre blanc dresse un bilan des freins et bénéfices perçus par les entreprises sur les offres de dématérialisation des factures fournisseurs. Le constat suivant est fait : 58 % des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier et plus de la moitié des entreprises les saisissent manuellement dans leur comptabilité. Bénéfices d’une solution d’automatisation des factures fournisseurs Description textuelle de l’image.