Dématérialisation des documents et sécurité. Décembre 2009 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 10 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation est une réalité dans de nombreuses entreprises. Mais les échanges de fichiers numériques sont vulnérables à toutes sortes d’atteintes. Pour les fiabiliser, diverses solutions de sécurité sont disponibles. Claire Rémy L es documents dématérialisés remplacent progressivement le papier dans les échanges commerciaux entre entreprises (contrats, commandes, factures, paiements et autres courriers), mais aussi dans les relations de l’entreprise avec les administrations (déclarations fiscales…) et avec ses employés (fiches de paie, par exemple). Fiabiliser les échanges Encore faut-il garantir que le document électronique n’a pas été modifié ou altéré entre son émission et sa réception, qu’il est bien passé par les étapes prévues, qu’il arrive au bon destinataire, en toute confidentialité, qu’il pourra être archivé et retrouvé dans son intégralité. 2 types de dématérialisation.
Dématérialiser ses données : quels sont les risques. Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché...
Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment. Prenez garde à vos données - LE GUIDE DU DIRIGEANT. Selon le volume de données à stocker, vous pouvez utiliser une clé USB, un disque dur externe ou encore un serveur dédié. Vous entrez les coordonnées d un client dans votre base de données quand votre ordinateur rend l'âme, emportant avec lui toutes les informations-clés de votre entreprise. Seule solution pour éviter ce scénario catastrophe: sauvegarder régulièrement vos documents numériques (lire l'encadré). Mais quelles données protéger? «L'idéal est de ne pas choisir et de tout sauvegarder», répond Matthieu Laurent, gérant de MCI-MLB, entreprise prestataire en informatique.
Si vous souhaitez traiter la sauvegarde en interne, plusieurs solutions sont possibles selon votre volume de données à stocker. Quelle que soit la solution adoptée, elle nécessite l'intervention d'un informaticien pour la programmer. Avant de sauvegarder vos données, vous devez passer par la case «dématérialisation». Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables. Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J. -C. et la France, en 2000 après J. -C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant.
C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. La pratique de la comptabilité n’a cessé d’évoluer jusqu’à connaître, depuis la seconde moitié du XXe siècle, une mutation profonde des traitements comptables avec l’informatisation.
Ces toutes dernières années ont vu apparaître une nouvelle innovation, la dématérialisation, qui consiste à »transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques" [2]. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables. Dématérialiser en règle.
Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. . - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées.