La dématérialisation expliquée à votre directeur général. La dématérialisation, au delà d’un simple effet de mode. Vie de l'entreprise : La dématérialisation, une application vertueuse. FICHE PRATIQUE - La dématérialisation qu'est-ce que c'est ?
Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Petit tour d'horizon de ce qu'implique la transformation de supports d'informations matériels en fichiers informatiques. De quoi s'agit-il ? La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Les technologies en jeu Si les documents existent préalablement sous forme physique - un bon de commande fournisseur, par exemple - il faut les scanner et les indexer, c'est-à-dire transformer l'image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel. Avantages On estime qu'en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l'entreprise !
Attention Deux aspects méritent une attention particulière lors d'un projet de dématérialisation. Pour les PME ? De quoi s'agit-il ? Automatiser ses processus de facturation pour optimiser sa chaîne comptable. En automatisant leur processus comptable, les entreprises diminuent de moitié le coût de traitement d’une facture, contrôlent les échanges et rendent leurs équipes plus productives et plus réactives.
Par Clara Babin, chargée de Marketing France chez I.R.I.S. On observe aujourd’hui que le département le plus sensibilisé par l’automatisation des processus, est la Direction Financière. Un constat qui prend tout son sens quand on sait que le coût moyen du traitement d’une facture papier est d’environ 13,60€¹ (de la réception à son archivage). Les responsables financiers le savent, le problème provient essentiellement du processus typique « Purchase to Pay » (P2P) qui génère une série de documents, tels que des bons de commande, des factures, des bons de réception, des reçus, etc. Le traitement manuel de ce processus de comptabilité fournisseur est un véritable obstacle à l’efficacité et à la rentabilité. Le choix d’une solution intégrée - L’intégration dans le système ERP et/ou ECM4, Dématérialiser pour plus de productivité. Un retour sur investissement rapide, des économies de toutes parts et des gains de productivité évidents : la dématérialisation est à l'évidence un nouveau moyen à disposition des entreprises pour améliorer leur productivité de façon significative.
Portée par les progrès technologiques, la dématérialisation concilie accessibilité économique et simplicité de mise en oeuvre des solutions. Elle consiste à transformer les flux de papier qui circulent dans l'entreprise, et entre elle et ses clients, en données numériques. Elle recouvre généralement la numérisation des courriers entrants, les échanges entre les différents services, le traitement et l'archivage des documents.La dématérialisation a fait ses premiers pas dans le traitement des factures ou des bons de commande.
Elle s'étend aujourd'hui dans l'entreprise et dans les administrations : appels d'offres dématérialisés, bulletins de salaire, formulaires, relevés mensuels, etc. La dématérialisation, un gisement de productivité pour votre entreprise - Actualités TIC. Il convient de bien préciser ce que l’on entend par dématérialisation.
Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. De manière générale, son objectif est de décloisonner et de valoriser le patrimoine documentaire d’une entreprise et donc de le rendre aisément accessible. Cette donnée contribue largement à améliorer la productivité et la réactivité de l’entreprise. La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès. A ce jour, le travail collaboratif, la dématérialisation des flux entrants (factures, courriers...), la Gestion Electronique des Documents (GED), la simplification des échanges avec l’Administration, la réponse aux appels d’offres en ligne et la sécurisation des échanges sont des préoccupations fondamentales pour les entreprises de toutes tailles. Autre exemple des avantages liés à la dématérialisation : le travail collaboratif.