Cours Access : introduction. Cours Access en ligne: 1. Introduction à la base de donnée 1. Introduction - 2. Le classement - tri - 3. Ce tutorial ACCESS reprend les notions et quelques applications de la base de données Access de Microsoft en 17 chapitres. Une base de donnée permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d'informations. Pour débuter notre formation Access , commençons par un petit lexique spécifique aux bases de données 2. Prenons par exemple un fichier d'adresse. Nom Prénom code postal ... Dans notre exemple, les personnes seront d'abord triées suivant le nom. 3. La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements répondant à des critères complexes. 4. Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des champs. Quels champs devons nous créer?
Nom: Ceci est d'abord un renseignement sur la personne mais va nous permettre de faire une recherche sur une personne. Est-ce suffisant, non. 5. Cours Access: la table. 1. Introduction - 2. Formats de champs Access - 3. Création d'une table simple sous Access - 4. La clé primaire - 5. Déplacements, nouveaux enregistrements - 6. Le champ classement Débutons notre cours Access par les tables. Après avoir démarré Access, sous l'onglet TABLES, sélectionnons la commande " Créer une table en mode création ". La colonne champ reprend le nom du champ. Comme l'exercice de ce cours Access doit nous permettre de créer une base de donnée de gestion de CD-DVD, bibliothèque, ... commençons directement par créer la table pour cette exercice 2. Même si certains types de champs dépassent le cadre de ce cours Access, voyons les principaux.
Texte : permet de créer un champ avec du texte et des chiffres mélangés. Les autres propriétés des champs seront vues ultérieurement dans Propriétés avancées des tables 3. Pour commencer l'exercice de ce tutorial, nous allons créer une simple table. Une nouvelle question apparaît demandant une clé primaire . 4. 5. 6. Tutorial Access: la requête. 1. Introduction - 2. Création d'une requête tri sous Access - 3. Tris multiples - 4. Un filtre suivant le contenu - 5. Champs vides - 6. Autres critères d'une requête Access - 7. Dans le chapitre précédant de ce tutorial, nous avons vu la création des tables qui permettent de rentrer les données (les enregistrements) dans des champs délimités.
Plusieurs types de requêtes sont proposées par Access. Ceci est une grosse différence avec Excel puisqu'un tableur permet directement de faire des tris et des filtres comme vus dans le cours Excel: tri et filtre . 2. Intéressons nous d'abord à la table "Contenu" créée dans le chapitre précédant. Nous avons 2 possibilités. Quittons notre requête et enregistrons-là sous le nom " contenu par classement ". 3. Nous savons maintenant comment trier une base de donnée suivant le contenu d'un champ. La solution est simple. Dans l'exemple ci-dessus, le tri se fera donc d'abord par ordre croissant sur le champ "Classement", ensuite, décroissant sur Plage. 4. Access: création d'un formulaire. 1. Introduction - 2. Un formulaire de base - 3.
Formulaires Access personnalisés Si vous avez rentré des enregistrements dans une table de la base de donnée Access, vous avez remarqué l'aspect tableur de type Excel des enregistrements. Les formulaires Access vont nous permettre de faire un affichage personnalisé de nos tables et requêtes: mise en forme des champs, mises en formes de quelques données, ... Le formulaire est le point central d'Access pour entrer ou afficher vos enregistrements. 2. Cliquons sur le bouton "Formulaires" et créons un formulaire à l'aide de l'assistant, le mode création sera vu plus tard. Faisons passer tous les champs dans la partie droite. Ouvrons le formulaire pour inspecter notre travail. Pouvons nous rentrer des données ici dans contenu, Oui! Rentrons par exemple les données suivantes. Le résultat semble peu expressif.
La Requête sélectionnée, cliquons sur le bouton modifier. et rajoutons tri croissant pour le numéro de piste. 3. 3.1. 3.2 Insérer un titre. Formation Access: base de donnée relationnelle. 1. Introduction - 2. Requête relationnelle sous Access - 3. Base de donnée relationnelle par formulaire Lorsque nous avons créé nos tables , nous avons déjà mentionné que des tables pouvaient être reliées entre-elles. Une liaison entre 2 tables Access s'appelle une relation. Une représentation de nos 2 tables va nous permettre d'y voire plus claire. 2.
La première opération va être de créer 2 requêtes à partir des tables album et contenu album. Nous allons maintenant créer une requête Access utilisant ces 2 requêtes (utilisez le mode Création). La relation entre les 2 requêtes n'est pas créée. Sauvegardons notre requête relationnelle sous le nom RELATION. Cette requête relationnelle va nous permettre également de créer un formulaire. Et voilà, non seulement, les données apparaissent en ordre croissant suivant le classement, mais tous les champs sont remplis. Nous pourrions faire un formulaire d'aspect plus sympathique que les 2 ci-dessus, reprenons les 2 tables par exemples. 3. Formation Access: état et impression. 1. Introduction - 2 . Création d'un état de base - 3. Etats Access spécifiques - 4. Personnalisation des états Si dans un tableur comme Excel, l'impression est directe (via la commande imprimer du menu Fichier), ce n'est pas le cas des bases de données (SGBD). 2. Dans une base de donnée Access, les impressions se font à l'aide des états.
Utilisons le mode "A l'aide des assistants". Microsoft Access demande si nous souhaitons ajouter un niveau de regroupement. Voici notre premier état Access de créé. La fenêtre reprend les différents composants de notre état en mode modification: des titres et des champs. L' entête d'état reprend les textes qui seront repris au début de notre impression. Nous allons modifier certaines parties. Sélectionnons l'état relation et avec le menu contextuel, sélectionnons COPIER. Nous souhaiterions reprendre chaque album sur une page. Ceci est un exemple de base de donnée. 3. Toutes les impressions passent par ces états. 3.1. 3.2. 4. Cours Access: macro de base (1)
Cours Access: propriétés des champs d'une table access. Exercice Access: gestion d'un club. Dans ce tutorial Access, nous avons vus les différentes parties de création d'une base de données. Voyons un cas plus explicite comme exemple, la gestion financière d'une petite association: entrées et sorties globales ou par activité. Cette application a été développée pour le comité des fêtes de Lambermont mais vous pouvez l'adapter à n'importe quel club sportif ou autre. Elle remplace les applications standards sous Excel qui montre vite ses limites lorsqu'il faut dissocier les différente sources de rentrées et de sortie, notamment si vous voulez réellement suivre les paramètres par activité. Le logiciel Ciel association peut dans certains cas vous convenir (conforme notamment à la législation belge sur les ASBL) Vous pouvez également utiliser des logiciels de comptabilité de type CIEL Compta , mais cette méthode demande des connaissances en comptabilité des entreprises. 2.
Création de la table Commençons par créer une nouvelle base de donnée appelée club. 3. Fête barbecue vtt 4. Liste de choix avec Access. 1. Introduction - 2. Listes de choix par valeurs souhaitées - 3. Propriétés des listes de choix - 4. Listes de choix par table - 5. Requêtes de regroupement Une liste de choix permet de sélectionner une valeur pour un champ dans une liste de valeurs possibles. La première méthode consiste à créer manuellement la liste . 2. Cette solution est la plus simple. Monsieur Madame Monsieur et Madame Mademoiselle Débutons par créer le champ, dans le type de données, sélectionnons: Assistant liste de choix La première question reprend le type de liste de choix que vous souhaitez créer. Sélectionnez 1 colonne, nous étudierons le cas de plusieurs colonnes ci-dessous. En passant en mode Affichage, la liste apparaît lorsque vous essayez de rentrer une valeur dans le champ Titre. 3.
Nous pouvons également utiliser les propriétés du champ titre pour créer des contraintes sur ce champ. Cette propriété permet de sélectionner la manière dont les données sont récupérées dans la liste déroulante. Contenu . 4. Macro Access. 1. Introduction - 2. Notre première Macro - 3. Macros d'ouverture - fermeture - 4. Recherche - 5. 1. Une macro reprend une ou plusieurs commandes Access exécutées les unes à la suite des autres, chacune exécutant une tâche précise.
Dans le chapitre 7 de cette formation, nous avons utilisé l'aide de l'assistant pour créer un menu de démarrage. L'autre possibilité utilise le menu Macro. Nous n'utiliserons pas dans cette formation Access les modules, plus spécifiques à la programmation. Une dernière remarque, à la différence des macros de Word ou d'Excel, une macro Access n'est pas enregistrée en suivant vos actions mais bien en sélectionnant les commandes disponibles. 2.
Commençons par une création simple. La fenêtre Macro est divisée en 3 parties: la partie action, en haut à gauche (en gros une liste de choix), reprend la liste des commandes disponibles. Nous allons créer une macro qui ouvre un formulaire pour débuter. Sélectionnons comme action "Ouvrir Formulaire" 3. 3.1. 3.2. 3.3. 4. 5. S. Propriétés avancées des formulaires Access. 1. Introduction - 2. Première mise en forme de notre formulaire - 3. Groupe d'option - 4. Insertion d'un nouveau champ dans un formulaire - 5. Cadre d'objet indépendant - 6. Cadre objet dépendant - 7. Dans un précédant chapitre, nous avons vu comment créer un formulaire Access de base ou même de le personnaliser un peu. Commençons par créer une nouvelle base de donnée de type fichier d'adresse (éventuellement à l'aide de l'assistant de Microsoft) comportant une table reprenant minimum les champs suivants: Titre, nom, prénom, adresse, code-postal, ville et téléphone.
Créer un simple formulaire reprenant cette table à l'aide de l'assistant. A ce stade de notre formulaire, rien de bien complexe. Certaines parties cette barre d'outils Access nous sont déjà familières. Sélection : permet de sélectionner le contenu d'une zone. 2. 3. Un groupe d'options permet de choisir une valeur dans une liste prédéterminée. Et voici le résultat final 4. Insérez un bouton bascule sur votre formulaire. 5. 6. Access: Champ calculé. 1. Introduction - 2. Formules dans les requêtes - 3. Formules de calculs dans un formulaire - 4. Calculs dans les états Jusque maintenant dans ce cours, les seuls calculs que nous avons effectué avec Access se faisaient dans les Etats , et encore avec seulement 4 fonctions: somme, minimum, maximum, moyenne. Prenons un exemple: une facturation reprend la quantité, le taux de TVA et le prix unitaire d'une marchandise.
Les champs calculés sont valables pour les requêtes, formulaires et états mais vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité pour une table. Comme exercice, nous allons monter une petite facturation sous Access. Appelons cette table "contenu facture". 2. Passons maintenant en mode requête et utilisons le mode assistant.
Enregistrons notre requête sous le nom TVAc . Dans la colonne suivante, nous souhaitons calculer sous Access le prix hTVA à payer. hTVA est le nom du champ créé : signale le calcul [texte]: représente le nom du champ de la table / requête. 3. . 4. Access en réseau. 1. Introduction - 2. Gestion des conflits - 3. Mode de verrouillage - 4. Pour terminer La base de donnée Access est directement utilisable en réseau local. Il n'y a donc à priori pas de réglage à faire pour partager une base de donnée Access, si ce n'est partager le dossier pour donner l'accès à chacun, mais c'est assez théorique, ce serait trop facile.
Petit rappel sur les réseaux informatiques. Une fois le réseau câblé, il vous faut paramétrer les différents ordinateurs. Une fois les ordinateurs correctement installés, il ne reste plus qu'à copier la base de donnée dans un dossier partagé accessible aux utilisateurs concernés. 2. Le partage réseau en ACCESS va donc permettre de travailler simultanément sur la même base de donnée. Remarque , si vous n'avez pas de réseau installé, vous pouvez démarrer 2 fois la même base de donnée. 2.1 Modification d'un enregistrement. Dans l'exemple ci-dessus, Nous avons modifié le champ titre d'un enregistrement par une instance de la base de donnée. Sécurité des bases de données Access. 1. Introduction - 2. Définir le mot de passe de la base de donnée Access - 3. MS Access Workgroup Administrator, Access 2000 et inférieurs - 4. Assistant sécurité utilisateurs (XP - 2003) - 5. Créer des utilisateurs et groupes - 6. Autorisations d'accès - 7. Pour terminer Dans le chapitre précédant, nous avons vu le partage réseau d'une base de donnée Access .
Lorsque vous vous connectez sur une base de donnée, Access ouvre automatiquement un groupe de travail. Remarque: si vous ne créez pas de profils utilisateurs, vous êtes automatiquement connecté dans un groupe de travail par défaut en tant qu'administrateur. La majorité des commandes pour sécuriser une base de donnée Access se trouvent dans le menu outils, sous la commande sécurité. Avant d'appliquer les droits et accès, faites une copie de votre base de donnée . 2. Ouvrez la commande "Définir le mot de passe ... " sous la rubrique sécurité. 3. Exécutez le programme. Nom : nom du groupe de travail 4. Cliquez sur cette commande. 5. 6.