Www.essonne.fr/fileadmin/sports_loisirs/Archives_departementales_2009/pdfs/07_02_Sources_histoire_locale_notariale_1.pdf. L’archivage dépoussiéré - Village des Notaires, actualités, management et emploi en études notariales. L’archivage est sans doute la tâche la plus fastidieuse mais aussi la plus délicate d’une administration comme celle d’une étude. Le volume de papier produit s’est considérablement accru dans tous les domaines d’activité. L’informatique n’a pas contenu ce phénomène mais l’a stimulé. Il y a donc souvent urgence à structurer la gestion des archives. La numérisation est une solution (voir article ci-contre) mais elle ne dispense pas de conserver les papiers.
La définition des archives est précise et légalement fixée : Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, par tout service ou organisme public ou privé, dans l´exercice de leur activité (loi n° 79-18 du 3 janvier 1979). La gestion des archives est le plus souvent mixte : une partie des archives est conservée au siège de l’entreprise, l’autre est confiée à une société de service qui conserve et gère le fonds qui lui est confié. Notariat et archivage numérique. - Village des Notaires, actualités, management et emploi en études notariales.
Une préoccupation constante des notaires est donc de sécuriser l’archivage de ce patrimoine dont ils ont la garde. Cette sécurisation porte sur plusieurs axes : Sécurité des locaux : incendie, dégâts des eaux, risques d’inondation, etc… Perte des documents du fait de la manipulation hors de la zone de stockage. La consultation des actes après la signature est assez fréquente, d’autant plus que la vitesse de rotation des biens immobiliers s’est accrue ces dernières années. Cette consultation demande la recherche dans l’archive, l’extraction, la consultation et la réinsertion dans l’archive. Dans un service organisé (tel que celui des archives départementales), tous les mouvements sont consignés de manière à éviter les pertes. A l’étude, une telle procédure ne peut être mise en place, et donc il est très fréquent de constater que de très nombreux dossiers ne sont pas réinsérés dans l’archive, ce qui augmente très fortement le risque de perte.
Paru dans "La Revue des Notaires" De France - Les contrôles et recours. Le notaire est responsable.