la gestion documentaire
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France - Gestion documentaire
Grâce à nos solutions de gestion documentaire, tous les services de votre entreprise peuvent utiliser plus efficacement les informations contenues dans les documents. Vous pouvez rechercher et trouver des documents facilement et rapidement, sans devoir quitter votre bureau. Le fait de pouvoir échanger et distribuer des documents, sans dépendre d'un fax ou des services postaux, vous permet de satisfaire les demandes de vos clients avec une meilleure réactivité et où que vous soyez. Nos consultants en solutions professionnelles, hautement qualifiés, collaborent avec vous pour comprendre vos besoins. Leur expérience leur permet de vous aider à identifier les bénéfices que l'implantation d'une gestion documentaire pourrait apporter à votre entreprise.
Chaque année en Europe, les entreprises consacreraient 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels. Une étude , réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh, chiffre à 46 milliards d’euros les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Cette estimation s’appuie sur les résultats d’une enquête menée en 2011 auprès de 458 entreprises européennes de plus de 1000 employés. On apprend aussi que 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée, et que 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés. Une entreprise sur quatre juge la recherche de documents imprimés difficile et chronophage, alors que, selon Ricoh, elles seraient près de 94% à reconnaitre que les documents électroniques et numériques sont plutôt faciles à retrouver.
Optimisation de la gestion documentaire : une économie de 46 milliards selon Ricoh
Selon un sondage 2002 organisé par le Delphi Group , la plupart des entreprises manquent considérablement d’organisation pour leur gestion documentaire. Les résultats de ce sondage annoncent que près de 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver sur le réseau les informations dont ils ont besoin. Etant dans la nécessité d’exploiter des dossiers, des articles, des documents capitalisés sur leur intranet ou sur le Web, les employés passent près de deux heures par jour à chercher ces informations ; soit environ cinq jours pas mois, et soixante par ans ! Cette perte de temps doit être prise en compte par l’entreprise. Si les documents sont réutilisés, améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés.
Organiser sa gestion documentaire (première partie)
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). Elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui permet de remplacer le « volume papier ». Il existe 4 étapes majeures dans la GED : * L'acquisition des documents * Le classement des documents * Le stockage des documents * La diffusion des documents
Définition de GED | Lexique Amoks