Gestion électronique des documents. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Acquisition des documents[modifier | modifier le code] Système d'archivage électronique.
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Système d'archivage électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System)) dans les pays anglophones), est un type de système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers". SAE : Périmètre et normes[modifier | modifier le code] Le Système d'Archivage Electronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). En France, le SAE a sa norme depuis mars 2009. Il s'agit de la norme AFNOR NF Z 42-013. La nouvelle norme ISO 14641-1 issue de la norme française est aussi à considérer comme norme de référence pour les années à venir.
Un SAE doit intégrer les concepts suivants : Transversalité[modifier | modifier le code] Description d'un versement électronique[modifier | modifier le code] Système de gestion de contenu. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir SGC et CMS. Un système de gestion de contenu ou SGC (content management system ou CMS en anglais) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de sites Web ou d'applications multimédia. Ils partagent les fonctionnalités suivantes : Lorsque le SGC gère du contenu dynamique, on parle de système de gestion de contenu dynamique ou SGCD (Dynamic Content Management System ou DCMS). Les SGC ne doivent pas être confondus avec les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui permettent de réaliser la gestion de contenu dans l'entreprise (notamment le cycle de vie des documents).
Fonctions communes[modifier | modifier le code] Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut la conception se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants : Utilisation d'interface web - SGC[modifier | modifier le code] C'est un principe fondateur de la gestion de contenu : Dématérialisation. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète.
Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Processus global d'informatisation[modifier | modifier le code] Xplor FranceAPROGEDFNTC. Ged gestion électronique de documents - Expert RH. Maitriser l'information est l'un des piliers pour développer un avantage concurrentiel, renforcer son image de marque afin de fidéliser et développer votre portefeuille clients.
Mails, documents papiers, fichiers bureautiques, ERP, gestion commerciale sont autant de supports différents qui dispersent l'information et aboutissent à des incohérences comme la duplication de fichiers, la photocopie par exemple. La crise n'est pas un frein, il faut en profiter pour renforcer votre organisation pour améliorer vos performances et vos résultats. Des solutions adaptées Le contexte économique implique de renforcer son organisation, de se différencier de la concurrence avec des idées innovantes. EXPERT RH propose des solutions adaptées aux PME/PMI et aux grands comptes. Des solutions hébergées, clé en main : Le dossier électronique du salarié Déploiement de plateforme collaborative intégrant archivage, processus, CMS Les bénéfices L'archivage concerne toute l'entreprise Contact Le saviez-vous. Formation GED (Gestion Electronique de Documents) Objectif : passer en revue les principales solutions du marché (caractéristiques fonctionnelles et techniques, positionnement commercial, points forts et points faibles, principaux domaines d’application, contre-indications éventuelles, etc.) et aider à la démarche de choix Orientations du marchéTendances du marché français et du marché international en 2015Critères de classement des offres.
Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision. Focus sur l’offre Open Source : atouts et contraintes, les vraies économies et les limites, solutions dominantes du marché Grille comparative des outils/solutions du marché Positionnement des intégrateurs et critères de choix.